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干部人事档案

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  依据《干部档案工作条例》和《干部人事档案材料收集归档规定》,将收集起来的档案材料,以个人为单位,进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订等,使之成为系统化和条理化的专门案卷,并在此基础上,不断对档案内容进行补充。

干部人事档案整理有两种常见的类型:一是对新建干部人事档案的整理;二是因补充归档而对原有的档案进行局部整理。

整理工作的重要作用包括:一是使干部人事材料成为规范的干部人事档案;二是有利于干部人事档案材料的保管和保护;三是方便干部人事档案的利用。

干部人事档案整理的方法和步骤

根据《干部档案整理工作细则》介绍干部人事档案整理的具体方法步骤。

收到档案材料后,第一个环节是要严格审核,确定是否属于归档范围,是否符合归档要求。除了审核以外,一般来讲,整理工作包括分类、排序、编目、技术加工和装订五个步骤:

一、鉴别

1.查姓名是否一致,防止张冠李戴、同名异人;

2.判断材料是否属人事档案、是否属本人材料;

     3.查材料是否有重复,是否齐全完整;对头尾不清、来源和时间不明的材料,要查清注明后再归档,凡是查不清楚或对象不明确的材料,不能归档;

4.查材料是否手续完备;写的材料、填的表格有无自己签名,组织上有无盖章,有无形成日期;凡不符合归档要求,手续不完备的档案材料,须补办完手续后再归档。

二、干部人事档案材料的分类

依据《干部档案工作条例》和《干部人事档案材料收集归档规定》,结合当前工作实际,对干部人事档案材料十大类内容的原则划分如下:

第一类 履历材料:干部履历表(书)、简历表,干部、职工、教师、医务人员、军人、学生等各类人员登记表;个人简历材料;更改姓名的材料(报告与批件)。  

第二类 自传材料:是由本人撰写的叙述自己经历、思想变化过程、社会关系等情况的材料,包括自传、干部自传以及其他自传性质和以自传为主的材料。  

第三类 鉴定、考核、考察材料:以鉴定(含自我鉴定)为主要内容的各类人员登记表,组织正式出具的鉴定干部表现情况材料,作为干部任免、调动依据的正式考察综合材料,干部考核和民主评议的综合材料,党政机关、事业单位工作人员年度考核表,离任审计材料等。

第四类 学历的评聘专业技术职务材料:报考高等院校考生登记表(报考书)、审批表,毕业生登记表,学习(含培训结业)成绩表,学历证明材料,授予学位的决定、决议、学位论文答辩决议,博士后研究人员工作期满登记表,各种培训登记表(公务员过渡培训表);专业技术职务任职资格申报表,专业技术职务考绩材料,聘任、套改、晋升、解聘专业技术职务(职称)审批表、登记表;干部的创造发明、科研成果、著作和有重大影响(如获奖或在全国性报刊上发表)的论文的评价材料和目录(目录须经组织批注意见并加盖单位公章后方可归档)。

第五类 政审材料:审查干部政治历史情况(包括党籍、党龄、国籍)的调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或说明情况的材料,主要证明材料;甄别、复查结论(意见、决定)、调查报告、批复及有关的依据材料;家庭成员及主要社会关系的调查、说明材料;入党、入团、参军、出国等政审材料;更改干部的民族、年龄、入党、入团和参加工作时间的组织审查意见,上级批复以及所依据的证明材料。

这一类主要包括干部审查和干部基本情况更改形成的材料。注意,过去更改或认定姓名的材料是归在第一类的,中组部最新调整到了第五类;“三龄一历”认定材料统一规定归在第五类。

第六类 党团材料:中国共产党入党志愿书,入党申请书(12份全面系统的)和转正申请书,中国共产党党员登记表,不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料;民主评议党员中形成的组织意见或党员登记表,认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料;退党材料;取消预备党员资格的组织意见;中国共产主义青年团入团志愿书、申请书,团员登记表,退团材料;加入民主党派的有关材料。  

第七类 奖励材料:各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖、通报表扬等材料。

这一类主要包括对干部给予奖励或表彰的材料。注意,享受政府特殊津贴材料有的归在第四、七、九类,中组部最新规定统一归在第七类。

第八类 处分材料:违犯党纪、政纪、国法所受的党内外处分决定(免于处分的处理意见),查证核实报告,上级批复,本人对处分的意见和检查、交待材料;组织上对干部个人的通报批评材料;甄别、复查报告、决定,上级批复及本人意见;法院审判工作中形成的判决书等材料。  

第九类 工资、任免、出国等材料:干部工资级别登记表,转正定级审批表,各种工资变动审批表(呈报表),奖励工资审批表,享受特殊津贴呈报表,解决待遇的审批表、批复等;干部任免审批(呈报表),调动呈报表,公务员报考登记表、审批表、公务员过渡登记表,聘用审批表、合同书,续聘、解聘、辞退材料,干部退(离)休审批表,军队转业干部审批表,授予军(警)衔审批表;因公出国(出境)审批表、备案表;党代会、人代会、政协会以及工、青、妇等群众团体代表会、民主党派代表会代表登记表、委员简历(提名表)等。

注意,《公务员登记表》和《参照公务员法管理机关(单位)工作人员登记表》应归入第九类第二小类,视同任免类。第九类采用二级分类法,分成四小类。  

第十类 参考材料:有残疾的体检表,因公致残确定残废等级的材料;办理丧事活动中形成的讣告、悼词、生平、死亡证明书,非正常死亡的调查报告及有关情况和遗书等;不符合第一类至第九类归档内容而又有保存价值的材料。  

档案材料的分类有两点说明:

1.第四、第九类材料的二级分类

第四、第九类材料内容复杂、数量众多,为方便查找,还需要采用二级分类法,即对这两类中的材料,按照内容的不同再分别分为四小类,具体来说:

第四类材料可以再分为:①学历学位材料;②职业(任职)资格和评(聘)专业技术职务(职称)材料;③反映科研学术水平的材料;④培训材料等。

第九类材料可以再分为:①工资材料;②任免材料;③出国(境)材料;④参加会议的代表登记表等其他材料。

2.内容交叉材料的分类

①以自传为主的履历或简历表归第二类。

②学生登记表、学习(培训)鉴定表、学习(培训)考核表归第四类。

③享受政府特殊津贴材料归第七类。

④干部任免审批表及所附的考察材料或表现材料归第九类第二小类。

⑤中央和地方各级党委委员(候补委员)、人大常委会委员、政协委员简历归第一类。

    三、干部人事档案材料的排序

干部人事档案材料的排列方法有三种:

1.时序法:是按形成时间为序排列材料的方法,形成时间早的材料排在前,形成时间晚的材料排在后,由远至近反映干部的情况。

2.系统法:是按材料的重要程度为序进行排列的方法。适用于系列材料的排列。

3.时系混合法:是时序法、系统法交叉使用的方法。适用于一个类别里有多套系列材料的情况。

    四、干部人事档案材料的编目

    1、干部人事档案材料的编码

    干部人事档案材料的编码包括顺序号、页码。

    顺序号包括材料的类号和份号。

    类号是指对干部人事档案材料所划分的十个大类号;

    份号是每类中具体材料的排序号。

    编写顺序号用铅笔,标在每份材料第一面的右上角。

    2、干部人事档案材料的目录登记

    每卷干部人事档案必须有详细的档案材料目录。干部人事档案材料的目录登记,就是在材料经过排列之后,按照固定的目录档目和要求,将相应的归档材料逐份记载的工作。目录登记,关键可以起到索引的作用,

    同时也可以起到固定、复查、保护档案材料的作用。具体做法列表说明如下:

    说明:

    1)每大类的第一行填写大类号信其名称,大类号用汉字一至十表示。第二行开始按照各类别归档材料排列顺序逐份用阿拉伯数字1234填写。

    2)材料名称。一般要登记全称,名称较长的,可适当简化。没有名称或原标题与材料实际内容不相符的,应重新拟题登录。第五类“政审材料”的证明材料,要写明谁证明谁的什么问题。

    3)“材料制成时间”,一般采用材料落款标明的最后时间。复制的材料采用材料的形成时间。并应当填全年、月、日。

    4)书写要规范。不准用圆珠笔、铅笔、红色或纯蓝墨水填写目录。不得涂改、粘贴。不允许用国家没有认可的简化字。

    5)每大类归档材料登入目录后,必须留出适量的空格,供补充材料时使用。(可根据干部的年龄大小,哪一类材料增加得较多较快等情况,确定在“干部档案目录”中预留空位的多寡)

五、复制与技术加工:

对纸张破损、幅面不规则或字迹材料不符合归档要求的档案材料,应进行技术加工。

六、排列

1.封皮;2.两表《干部职务变动登记表》、《工资变动登记表》;3.目录;4.干部档案材料;5.备考表。

七、复核、装订

1.复核:

认真细致进行复核,检查是否分类有误,排序、页码有错,装订方向是否正确、目录与材料是否一致等;

2.装订:

把全卷材料理齐,条件好的应做到四面整齐,条件较差的,以左边和下边两面为齐。案卷左侧竖直设三个装订线眼,眼距(从眼中心算起)8.3厘米;线眼中心距左侧边沿1.5厘米,上、下线眼中心距上、下边沿为5.4厘米。

八、案卷皮的书写

档案卷皮的须书写档案人的姓名,书写姓名应写现名,不得用同音字或不规范的简化字。

九、验收

装订后,再进行认真细致的检查,经检查验收无误后方可入库。

 

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